Как организовать работу команды: пошаговый план

Похоже, удаленка теперь с нами навсегда. Но во многих компаниях у людей без живого общения пропадает «чувство плеча», продуктивность падает, обмен идеями затрудняется. Сотрудники больше не ощущают себя частью коллектива, чаще выгорают и увольняются.

Поэтому сегодня в выпуске пошаговый план для организации работы команды. Будет полезно руководителям, менеджерам проектов, и всем, кто хочет продуктивнее работать в команде.

1. Фиксируем цели и ценности компании

Первый шаг для продуктивной работы команды — разобраться в миссии и ценностях нашей компании. Если компания громогласно заявляет, что «клиент на первом месте», а потом подает на него в суд за 3 копейки, то это сильно демотивирует команду.

Для внутренней согласованности компании часто разрабатывают свои фреймворки. Например, Netflix в своей продуктовой стратегии опирается на модель DHM:

• Delight. Удовольствие от пользования продуктом.
• Hard to copy. Сложность копирования фич конкурентами.
• Margin. Повышение прибыльности продукта.

Ребята из сервиса Ducalis собрали подобные фреймворки для расстановки приоритетов компании, а также подготовили шаблон в Гугл-таблице. Полезно проводить такую ревизию ежегодно — ясные ценности помогают руководству, менеджерам и сотрудникам «смотреть в одну сторону».

2. Приоритезируем задачи

Когда мы разобрались с миссией и ценностями компании, нам будет проще расставить приоритеты по задачам. Для этого также существует несколько фреймворков:

• Матрица Эйзенхауэра — оценка важности и срочности задач. Можно воспользоваться шаблонами в Гугл-таблице и Notion.
• ICE: Impact (влияние задачи на достижение миссии компании) x Confidence (уверенность в том, что это правда) x Ease (легкость реализации). Каждому параметру задается субъективная оценка от 1 до 10, затем их перемножают и на базе этого расставляют приоритеты в работе.
• PXL — расширенная версия ICE. Также есть шаблон в Гугл-таблице.

3. Ставим цели по методу OKR

Теперь, когда мы разобрались с ценностями и приоритетами «на верхнем уровне», пора ставить задачи линейным сотрудникам. Для этого тоже есть свой фреймворк — OKR (цели и ключевые результаты).

Копируйте себе шаблон в Гугл-таблице. Начинаете с общих целей компании, потом декомпозируете эти цели для каждого отдела, а затем сотрудника. Не знаете, какие цели поставить? Hypercontext собрали страничку с примерами OKR для разных отделов и ролей в командах.

Для отслеживания прогресса по OKR можно воспользоваться этим шаблоном. А также есть специальные сервисы для этого, например, Ally.

4. Внедряем дорожные карты

Дорожная карта — самый простой и полезный инструмент для управления проектами. Она удобна для внутреннего планирования и наглядного представления прогресса заказчику.

Создавать их можно практически в любом софте для совместной работы. Вот шаблон дорожной карты в Notion. Помимо диаграммы Ганта, задачи можно представлять в виде списка, канбан-доски или галереи. Для тех, кто любит минимализм, есть шаблон в Гугл таблицах.

5. Внедряем Agile-подход

Agile зародился как бунт разработчиков против неповоротливых ИТ-корпораций. Затем эту методологию начали копировать и в других отраслях, да так, что слова agile, scrum и lean всем набили оскомину. Тем не менее, пока что ничего лучше не придумали: в изменчивом мире компаниям приходится становиться «гибкими» и улучшать продукты итерациями.

Вот несколько шаблонов для внедрения agile в команде:

• План agile-проекта в Excel. Позволяет отслеживать статус задач по каждому спринту и общий прогресс выполнения проекта.
• Шаблон для управления agile-проектами в Гугл-таблице. Частично автоматизирует управление проектами: например, умеет отправлять уведомления о статусе проекта на email. Нужно дать разрешение на выполнение скриптов — смотрите в инструкции по шаблону.
• Шаблон для agile-ретроспективы в Notion. Лидер оценивает работу команды, основные достижения и ошибки в процессе работы над проектом. Будет понятно, что нужно улучшить в следующей итерации.

6. Расширяем инструментарий для совместной работы

Различных сервисов и тулзов для продуктивной работы сейчас великое множество. Универсального рецепта для подбора нет — в любом случае придется пробовать и смотреть, какой инструмент подходит лучше под ваши задачи.

Примеры сервисов, которые можно внедрить:

• Agile-летучки в досках коллаборации. В этой сфере за пандемию выросло много стартапов: Iobeya, MeVisio, Miro, Mural.
• FigJam — онлайн-доска для совместной работы и брейншторминга идей. Много шаблонов в сообществе Figma.
• Sidekick — виртуальные «коворкинг-сессии», работа с включенной камерой. Запускаете приложение и снова чувствуете себя в окружении коллег.
• Сервисы для управления Agile-проектами: Wrike, YouGile, Weeek, Мегаплан, Shtab.
• Standups — сервис для стендапов внутри компании. Можно создать привычку ежедневно в 9:00 записывать короткое видео о сегодняшних целях и задачах.
• Mattermost — open-source альтернатива Slack для переписки и управления проектами внутри команд.
• Proto — сервис быстрого создания no-code прототипов продуктов.

7. Делаем митинги продуктивными

Большинство совещаний — пустая трата времени. Каждому знакомы часовые созвоны в Zoom, которые могли бы быть одним письмом в почте. Можно сделать митинги чуточку продуктивнее, если вписывать результаты обсуждения в этот Notion-шаблон и следить за прогрессом по задачам.

И кто вообще придумал делать митинги в скучном Zoom? Сегодня есть много куда более веселых альтернатив:

• Gather — конференции в стиле 2D-игр, как в Zelda или Terraria.
• here.fm — интерактивные видеокомнаты.
• Spatial.Chat, Remo, Teemyco — виртуальные офисы.

8. Выстраиваем грамотный онбординг

Все знают о том, как важно первое впечатление. Найм сотрудников — не исключение: благодаря грамотному онбордингу новички быстрее войдут в курс дела и получат позитивный опыт. А руководители потратят меньше времени на опеку.

Вот шаблон такого онбординга в Notion. На одной страничке собрана вся информация о компании, контакты по разным вопросам, необходимые бланки и т.д. Копируйте и меняйте под себя.

Для адаптации новых членов команды также можно воспользоваться сервисами:

• Friday — телеграм-боты для неформальных встреч 1:1 с коллегами.
• Gatheround — виртуальный тимбилдинг. Платформа задаёт вопросы по типу «самая страшная вещь в вашей жизни?», новички отвечают и таким образом со всеми знакомятся и встраиваются в коллектив.
• Commsor — сообщества для новых сотрудников

9. Создаем чек-листы для сотрудников

Надеяться на память и ответственность сотрудников — проигрышная стратегия. Ваша задача как менеджера создать такую систему, в которой даже средний сотрудник будет показывать достойный результат. Проще всего это сделать с помощью чек-листов: написать стандартную инструкцию для сотрудников с указаниями, что делать в нештатных ситуациях.

Вот несколько примеров:

• Чек-лист для оценки сейлзов. Выстроен скрипт продаж из 15 шагов, по каждому выполненному шагу начисляется балл.
• Трекер продуктивности продавцов. Удобно отслеживать план/факт продаж и KPI менеджеров.
• Чек-лист обязанностей SMM-менеджера.\

10. Проводим ретроспективу и даем обратную связь

Без обратной связи никуда: каждый член команды должен понимать, где его сильные и слабые стороны, а также возможности для роста. Вот примеры шаблонов:

• Шаблон для оценки эффективности команды (performance review).
• Шаблон оценки навыков на примере продуктовых дизайнеров.
• Шаблон в Notion для подведения итогов года в работе команды.
• Таблица для скоринга команды.