Шаблоны и инструменты для совместной работы

Удаленка теперь с нами навсегда. Но во многих компаниях без живого общения застопорились процессы обмена идеями и группового решения проблем. Сотрудники больше не ощущают себя частью коллектива, продуктивность падает.
Правильные процессы и инструменты для совместной работы могут сделать удаленку намного продуктивнее.

Cегодня в выпуске 10 инструментов для совместной работы. Будет полезно менеджерам проектов, руководителям отделов и всем, кто хочет продуктивнее работать в команде:

1. Управление проектами в Гугл таблицах

Шаблон для управления проектами в Гугл таблицах. На первом листе вносите дату начала проекта, на втором делаете разбивку проекта по задачам и записываете ответственных. На третьем листе автоматически строится диаграмма Ганта.

2. Дорожные карты проектов

Шаблон дорожной карты проекта в Notion. Позволяет визуально отслеживать этапы проекта и горящие дедлайны. Также есть шаблон в Гугл таблицах.

3. Шаблон постановки целей для распределённых команд

Шаблон для постановки целей по методу OKR в Гугл таблице. Начинаете с общих целей компании, потом декомпозируете эти цели для каждого отдела, а затем сотрудника.

Не знаете, какие цели поставить? Soapbox собрали страничку с примерами OKR для разных отделов и ролей в командах.

4. Шаблон для удаленных митингов

83% менеджеров согласны с тем, что совещания — пустая трата времени. Один из способов повысить продуктивность митингов — на каждое совещание иметь адженду (повестку). Вот шаблон в Notion. Можно прямо во время созвона записывать, что нужно сделать, к какому сроку и кто ответственный. А после митинга отправить команде ссылку на документ.

5. Таймшит в Гугл таблицах

В этой таблице вы сможете отслеживать, на что каждый член команды тратит рабочее время. Описываете все текущие проекты, затем каждый сотрудник указывает количество часов, которые он потратил на проект.

Потом можно смотреть на красивые дашборды в третьей вкладке: какие задачи отнимают больше всего времени и кто из сотрудников самый продуктивный.

6. Канбан-доска в Notion

Шаблон канбан-доски в Notion. Помогает наглядно представить задачи. Если не лениться и задавать теги каждой задаче, то можно будет фильтровать доску по срезам. Например, вывести самые горящие задачи. Или посмотреть, кто в команде загружен меньше всех

7. Гугл таблица для отслеживания продуктивности сейлзов

Шаблон воронки продаж для команд сейлзов. Данные автоматически собираются в дашборд во вкладке Insights. Удобно отслеживать план/факт продаж и KPI менеджеров.

8. Онбординг для новых членов команды

Все знают о том, как важно первое впечатление. Найм сотрудников — не исключение: благодаря грамотному онбордингу новички быстрее войдут в курс дела и получат позитивный опыт. А руководители потратят меньше времени на опеку. Для удаленных команд — абсолютный «маст-хэв».

Вот шаблон такого онбординга в Notion. На одной страничке собрана вся информация о компании, контакты по разным вопросам, необходимые бланки и т.д. Копируйте и меняйте под себя.

9. FigJam — совместная работа в Figma

Figma хочет стать единым хабом для совместной работы. Недавно они запустили FigJam — онлайн-доску для совместной работы и брейншторминга идей. Много шаблонов в сообществе Figma. Также скоро появятся голосовые чаты, чтобы не отвлекаться на Zoom.

И все это до конца 2021 года — бесплатно. Потом в зависимости от пакета это будет стоить от 8$ до 15$ (хотя для зрителей останется бесплатным).

10. Chrome Remote — бесплатная альтернатива TeamViewer

Бесплатный сервис для удаленного подключения от Google, про который мало кто знает. Вы можете подключиться к рабочему компьютеру даже в дороге, или удаленно показать экран коллегам.

Никаких настроек, нужен только браузер Chrome. Подключаться можно удалённо от компьютера к компьютеру, со смартфона к компьютеру. А вот подключиться к смартфону с комп

Дополнительно: 10 сервисов для совместной работы

взяты из рассылки Tweekly

1. Around — Zoom с нейросетями. Автоматически приближает камеру к лицу, подавляет посторонние шумы. В марте подняли $10M инвестиций.
2. Sidekick — виртуальные «коворкинг-сессии», работа с включенной камерой. Запускаете приложение и снова чувствуете себя в окружении коллег.
3. Teooh— виртуальные собрания как в Sims: можно выбрать причёску, одежду и аксессуары для своего аватара.
4. Gather — конференции в стиле 2D-игр, как в Zelda или Terraria.
5. Thriver — корпоративная культура по подписке. Совместные занятия йогой или готовкой для удаленных команд.
6. Доски коллаборации. В этой сфере за пандемию выросла целая гроздь стартапов:Iobeya,MeVisio,Miro,Mural (последний поднял аж $118M инвестиций).
7. Layer — расширения для совместной работы в Экселе.
8. Zoom Escaper — когда надоели Зум-звонки. Имитирует бытовые сложности: плач ребенка, лай собак, строительные шумы.
9. Otter.ai — транскрибирование видеоконференций. Вместо просмотра часовой записи можно прочитать выжимку конференции. Умеет даже определять спикера.
10. Gatheround — виртуальный тимбилдинг. Платформа задаёт вопросы по типу «самая страшная вещь в вашей жизни?», новички отвечают и таким образом со всеми знакомятся и встраиваются в коллектив.