Как повысить продуктивность: пошаговый мини-курс

На этой неделе многие начали новую жизнь: собрались похудеть, бросить пить, более продуктивно работать или заставить себя начать что-то делать после двух-трех недель новогоднего угара.

Поэтому сегодняшний мини-курс мы посвятим повышению личной продуктивности. Разберём, как перестать тратить время на бесполезные задачи и стать «лучшей версией себя» в 2022 году.

1. Устанавливаем приоритеты

В ежедневном потоке дел мы часто забываем о том, зачем вообще мы этим занимаемся. Поэтому сначала задаём себе вопрос: как это дело соотносится с моими ценностями? Для этого существует несколько фреймворков:

• ICE: Impact (влияние задачи на достижение нашей миссии) x Confidence (уверенность в том, что это правда) x Ease (легкость реализации). Каждому параметру задается субъективная оценка от 1 до 10, затем их перемножают и на базе этого расставляют приоритеты в работе.
• PXL — расширенная версия ICE. Также есть шаблон в Гугл-таблице.
• Фреймворк «6 горизонтов фокуса». Принцип похож на известную технику «5 почему»: мы последовательно задаем себе этот вопрос и приходим к настоящей причине, почему мы что-то делаем.
• Матрица Эйзенхауэра — оценка важности и срочности задач. Можно воспользоваться шаблонами в Гугл-таблице и Notion.

Цели сами по себе ничего не значат в отрыве от наших глубинных ценностей. К примеру, написать книгу — цель. Делать значимую работу и вносить вклад в жизни других людей — ценность. Для ориентира можете воспользоваться списком из 58 ценностей в Notion.

2. Убираем препятствия

Первым делом для повышения продуктивности мы не добавляем в жизнь ничего нового. А убираем из неё то, что мешает достижению наших целей. В этом поможет техника WOOP: сначала мы представляем нашу «идеальную картинку будущего» и определяем препятствия на пути к ней. Затем методично убираем эти препятствия. К примеру:

• Соцсети отвлекают от глубокой работы: вырезаем ленту Facebook с помощью Nudge, или блокируем на время — StayFocusd.
• Не хватает силы воли на правильное питание: осваиваем технику meal prepping для готовки еды заранее.
• Не получается откладывать деньги: настраиваем округление трат с помощью банковских инвесткопилок.
• Трудно приступить к работе: используем Pomodoro-таймер для работы всего на 25 минут. Для этого есть множество приложений, например, Forest.

3. Выстраиваем привычки

Затем идём от наших глобальных целей к ежедневным привычкам и рутинам. Вот подборка полезных шаблонов:

• Самый простой трекер привычек, который позволяет видеть свой недельный прогресс.
• Дашборд экспериментов над привычками. Поможет более осознанно подходить к формированию привычек. Есть видеоинструкция от создательницы шаблона.
• Шаблон-конструктор утренней рутины. Вместо судорожного сбора по утрам, лучше выстроить собственную рутину, которая будет вас заряжать энергией на весь день. Внутри есть идеи, которые можно внедрить в жизнь.
• Шаблон декомпозиции целей на привычки.

4. Отслеживаем прогресс по целям

Чтобы понять, как повысить продуктивность, сначала нужно выяснить, на что именно вы тратите минуты и часы. Поможет отследить время этот дашборд в Гугл таблице. Записываете в таблице, на что вы тратите время в течение дня — дашборд автоматически построит графики вашей продуктивности. Вот подробная инструкция и оригинал на английском.

Ещё примеры шаблонов для визуализации прогресса:

• Планер на неделю в pdf-формате, который поможет сосредоточиться на основных целях и провести рефлексию.
• Гугл-таблица для тайм-менеджмента в течение дня.
• Шаблон OKR в Notion. Связывает наши цели (куда мы хотим попасть) и ключевые результаты (как будем идти). Обычно их ставят на квартал, но вы можете выбрать любой удобный промежуток.

5. Разгружаем оперативную память

Ресурс нашего внимания ограничен, и если нас постоянно отвлекают висящие дела, незавершенные проекты и напоминания о важных событиях, то ни о какой продуктивности не может быть и речи.

Коуч Максим Дорофеев предложил методику «спусковых крючков» для разгрузки оперативной памяти мозга. Медленно идёте взглядом по этой майнд-карте и выписываете незавершённые задачи, которые у вас всплывают. Таким образом вы опустошите голову и получите список дел, которые требуют вашего внимания. Затем переносите их в календарь, бумажный ежедневник или ваше приложение для трекинга задач.

6. Ведём дневник

Одна из самых полезных практик для повышения продуктивности — это ведение дневника. Мы думаем только тогда, когда формулируем слова. Наш основной мозг находится не в голове, а вовне — в языке и культуре, которую мы все создаем уже тысячи лет. Отсюда простой рецепт, как эффективно думать — постоянно писать заметки в дневник.

Вот примеры шаблонов для ведения дневника в Notion:

• Дневник принятия решений — поможет определиться в выборе.
• Итоги года — ворваться в 2022 с новыми силами.
• Дневник по методу КПТ — отслеживать и разбирать негативные мысли. Постоянная практика поможет улучшить настроение и действовать продуктивно.
• Колесо баланса — расставить приоритеты в жизни.

7. Настраиваем геймификацию

Игры — это будущее работы. Ведь секрет продуктивности не в том, чтобы заставить себя сделать что-то. Нужно лишь убедить себя (или сотрудников), что это весело. Любой процесс будет приятен, если он будет игрой, небольшим вызовом для себя.

Умельцы уже разработали шаблоны в Notion для превращения работы в игру:

• Level Up — превращение списка дел в мини-RPG с наградами и повышением уровня.
• Gamification Centre — геймификация привычек и ежедневных дел.
• Scrappy Task — выполняете свои дела и покупаете вкусняшки для кота Скрэппи. Некий аналог Тамагочи.

Также есть похожее приложение Habitica для геймификации дел. За каждую выполненную привычку вы получаете золото, которое можно потратить на прокачку персонажа.

8. Автоматизируем процессы

Ещё один отличный способ повысить продуктивность — автоматизировать рутинные процессы. Сейчас множество сервисов предлагают высвободить время с помощью ботов:

• Zapier, Automate, Integromat — связка нескольких онлайн-сервисов между собой.
• Calendly, Cal.com — простое планирование встреч в календаре.
• Axiom — браузерные боты для автоматизации задач.
• DeepVoice — ИИ-секретарь для ответа на звонки.

Также для любого занятия можно выстроить свой шаблон в Notion. Это поможет структурировать процесс и освободить голову для продуктивной работы. Примеры: обучение игре на гитаре, английскому языку, программированию.

9. Заводим группу поддержки

В мире только 3% сверх-мотивированных людей, которым хватает силы воли, чтобы дойти до конца онлайн-курса на Coursera. А вот на Maven, где учеников распределяют в команды и приставляют куратора — доходимость 75%. Это значит, что всем нам нужна «группа поддержки», которая будет нас мотивировать и штрафовать в случае пропусков.

Как вариант, можно заблокировать время в календаре на приоритетные задачи с помощью этого Notion-шаблона. Например, каждый день с 20:00 до 21:00 я обучаюсь программированию. И попросить супруга или друзей отслеживать ваш прогресс на пути к цели.

Ещё отличный способ — найти или создать «группу взаимоотчетности», в которой участники делятся своими достижениями и пинают отстающих. К примеру:

• dip.chat — телеграм-чаты отчетности для программистов.
• Ship 30 for 30 — для писателей и блогеров.
• Microverse — курируемое самообразование в группах.
• Boss as a Service, Commit Action — удаленные коучи, которые будут следить за вашими целями.
• И конечно Product University, где вы с первого дня попадаете в группу единомышленников.

10. Создаём собственную систему продуктивности

В конечном итоге каждому придётся выстроить собственную систему продуктивности. Потому что универсальной системы не существует: что работает для гиперактивного молодого разработчика, не будет работать для финансового директора с тремя детьми. График работы ранней пташки отличается от графика работы «совы». На удалёнке нам также может потребоваться другая система продуктивности.

Но это не значит, что нам нужно изобретать велосипед и разрабатывать нашу систему с нуля. Мы можем выбирать из существующих систем и добавлять собственные штрихи, чтобы опираться на плечи гигантов продуктивности. Вот самые популярные фреймворки:

• Стратегия минимизации сожалений. Представьте, что вам 80 лет и спросите, о чем вы будете больше всего сожалеть? Именно за это и стоит браться.
• Getting Things Done. Популярный принцип ведения задач и проектов. Есть шаблон GTD в Notion.
• Kanban Method. Помогает наглядно представить задачи.
• Agile-спринты. Планируем задачи только на 9 недель вперёд. Затем проводим ретроспективу и начинаем новый спринт.
• GIST. Фреймворк для декомпозиции больших целей на маленькие кусочки.